Co udělat týden před stěhováním kanceláře, aby provoz nezastavil?
Praktický kompromis představuje dvoulůžko s oddělitelnými matracemi nebo dvě úzké postele přisunuté k sobě bez mezery. Přes den vypadají jako jedna velká plocha, v noci se dají oddělit. Pozor ale na výšku matrací – pokud mají různé rozměry, vznikne mezi nimi schod, který je nepohodlný a matrace se posouvají. Vždy kupujte dvě stejné matrace ze stejné série, i když je budete používat zvlášť.<br>
<br>
<br>
<br>
Samotný den stěhování naplánujte mimo hlavní provozní špičku. Určete jednoho člověka, který má rozhodovací pravomoc a je na místě celý den. Ten kontroluje, zda krabice odcházejí a přicházejí ve stejném počtu, a řeší odchylky. Zaměstnanci mají mít v novém prostoru předem přidělené místo, přístupové údaje a funkční připojení, jinak první den stráví hledáním zásuvek místo prací. Poslední krok je inventura a předání starých prostor vlastníkovi v dohodnutém stavu.<br>
<br>
<br>
<br>
Stěhování kanceláře se rozpadá ve chvíli, kdy se začne řešit až na poslední chvíli. Rozhodující je období čtyř až šesti týdnů předem. Tehdy vzniká harmonogram, ve kterém jsou pevné termíny pro všechny strany: vedení firmy, zaměstnance, vlastníka starých i nových prostor, poskytovatele sítí a stěhovací četu. Bez jednoho společného dokumentu se každý domnívá, že něco zařídil někdo jiný.<br>
<br>
<br>
<br>
Na co se ptát a čemu se vyhno<br>
<br>
<br>
<br>
Prvním signálem bývá zvuk. Studený motor po nastartování vydává kovové klepání nebo suché šustění, které po zahřátí zmizí. To znamená, že olej zůstává příliš dlouho dole v vaně a nestačí se dostat nahoru k vačkám a zdvihátkům. Druhým signálem je rozsvícená kontrolka tlaku oleje. Nesmí se přehlížet. Když zabliká při volnoběhu nebo v zatáčce, oleje je buď málo, nebo je tak řídký, že ho čerpadlo nezvládá udržet v tlaku.<br>
<br>
<br>
<br>
Prvním krokem je tuhá kosmetika. Místo tekutého mýdla v plastové láhvi zvolte tuhé mýdlo, tuhý šampon nebo tuhý kondicionér. Tyto výrobky často přicházejí v papírovém obalu nebo zcela bez obalu. Při nákupu se vyhněte těm, které obsahují zbytečné parfemace nebo barviva. Tuhý šampon stačí po umytí nechat oschnout na dřevěné nebo kovové misce, jinak se rozpustí. Typická chyba je odkládat tuhý šampon na mokrou poličku – vydrží pak mnohem kratší dobu.<br>
<br>
<br>
<br>
Adresu změňte dřív, než se fyzicky přestěhujete. Znamená to aktualizovat zápisy v obchodním rejstříku, na finančním úřadu, u banky, pojišťovny, poskytovatelů energií a všech pravidelných dodavatelů. Nechte si potvrzení o provedené změně. Zapomenutá aktualizace adresy pro doručování je nejčastější důvod, proč firmě uniknou úřední dopisy a následně jí vzniknou sankce.<br>
<br>
<br>
<br>
Praktický postup: vyberte tři kandidáty na barvu stěny a tři na pohovku. Zkombinujte je do devíti dvojic a každou si prohlédněte při denním i umělém světle. Vyřaďte všechny, které vypadají mdle nebo nepříjemně. Zůstane vám obvykle jedna nebo dvě kombinace, které fungují. Teprve pak objednávejte. Vzorky látek si půjčte domů, ne že je budete hodnotit na mobilu nebo na monitoru — displej zkresluje barvy spolehlivě.<br>
<br>
<br>
<br>
Na co se zapomíná u sítí a přístupových systémů IT infrastruktura bývá největší zdroj zpoždění. U nových prostor si ověřte, jaké připojení je vůbec dostupné, kolik je v budově volných kapacit a kdy je možné fyzicky zapojit technika. Termín přepojení sítí sjednejte na den, kdy ještě běží provoz na staré adrese, ne na den stěhování. Totéž platí pro telefony, přístupové karty, alarm a kamerový systém – každý z těchto systémů má vlastního dodavatele a vlastní lhůty.<br>
<br>
<br>
<br>
Typická chyba je podcenit čas na úklid a opravy starých prostor – vratka kauce se kvůli tomu protáhne o měsíce. Druhá je spoléhat na ústní domluvy. Vše, co je důležité, posílejte e-mailem a potvrzujte. Třetí je stěhovat archiv, který už nikdo nepotřebuje; skartační lhůty si ověřte předem a zbavte se toho, co už skončilo.<br>
<br>
<br>
<br>
Začněte soupisem toho, co je skutečně potřeba přenést. U každé položky rozhodněte, zda se stěhuje, prodá, recykluje, nebo vyhodí. Starý nábytek a papírový archiv často tvoří většinu objemu a zbytečně prodražují celou akci. Zaměstnanci mají dostat jasný termín, do kterého si svoje věci zabalí sami, a přesný popis, jak mají krabice označit – číslem pracoviště a jménem, nikdy jen názvem útvaru.